在工作场所，通过电话相互沟通和交流工作是至关重要的。当你打电话给别人时，你应该调整思路。当你的电话响铃时，你应尽快集中注意力，并暂时放开手头上的事情，以便您的大脑能够清晰地处理电话带来的信息或业务。当然，上述过程应该很快完成。如果你让电话铃太长，而对方就会挂断电话，你将失去获得信息或业务的机会。以下是你在回答电话时可以参考和学习的一些技巧：
1、随时记录
把纸笔放在手边，随时记录下你听到的信息。如果你没有准备好，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、不认真对待他。
2、自报家门
一拿起电话就应该清楚地说出你的全名，有时有必要也说出你单位的名字。同样，一旦对方说出自己的名字，你可以在谈话中不时地称呼对方的名字。
3、转入正题
当你接电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。开场白可能是：“您需要我做什么？”当你觉得对方故意拖延的时候，你应该马上说：“真不巧！我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。“这将阻止你们谈论不必要的琐事，并加速商务对话的进展。
4、避免将呼叫转移给他人
尽可能多地自己处理自己接的电话，只有在迫不得已时才把它们转给别人。此时，你应该向对方解释原因并请求原谅。例如，你可以说，布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗？”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”
5、避免电话中止时间过长
如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去？”
让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说：“约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。
对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：“你能否稍等？我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。
